Idées et actualités Numéro 5: Automne 2002
La production par voie électronique
Andrew C. L. Sims, QC
Il semble que l’idée de faire la production
par voie électronique soit implantée. La plupart d’entre nous
avons pris l’habitude de faire des courriels, voire dans ces cas-là,
de mettre des fichiers en annexe. Alors pourquoi envoyons-nous toujours des messagers
au palais de justice? Ne ferions-nous pas des économies si nous passions
à la production électronique dès aujourd’hui? Bien
sûr, ce changement ne se fera pas sans obstacles et sans défis.
La production par voie électronique sans qu’il n’y ait un « classeur
électronique » pour les documents envoyés n’est
ni plus ni moins qu’un transfert des coûts de la part des cabinets
d’avocats au gouvernement. Le problème technologique n’est
pas de faire parvenir des documents provenant de cabinets d’avocats au palais
de justice, bien que cela pose certains défis. Il existe plusieurs difficultés
pour mettre en œuvre la production électronique, que ce soit dans
la pratique ou pour avoir une politique axée sur la technologie. La véritable
question est de savoir comment organiser des palais de justice, dans lesquels
le papier est roi, pour qu’ils puissent traiter les documents électroniques
une fois qu’ils les ont reçus. Il n’est pas très logique,
voire pas du tout, d’avoir un greffier assis devant un terminal d’ordinateur
et qui imprime des documents seulement produits par voie électronique.
Pour que la production se fasse vraiment par voie électronique, il faut
que les tribunaux aient un système informatisé de gestion des causes
afin de pouvoir accepter et repérer tous ces documents électroniques.
Le système ne doit pas seulement enregistrer d’où les documents
proviennent et ce dont ils traitent, mais indiquer les mesures qu’ils préconisent
ou empêchent. La plupart des documents déposés devant le tribunal
visent à avoir des effets juridiques : faire annuler une demande,
fixer une date ou se conformer à une ordonnance. Le système des
gestion des causes doit, tout au moins, enregistrer tous ces événements.
Il doit également rendre ces documents disponibles, le cas échéant,
par exemple, devant le tribunal, ou lorsqu’un rôle est préparé.
C’est souvent le système de gestion des causes qui est la condition
nécessaire et donc l’obstacle, à la production par voie électronique.
Vous ne pouvez pas facilement vous procurer ces systèmes « clé
en main », du moins pas pour répondre aux besoins complexes
du tribunal. Même si vous le pouviez, il resterait encore beaucoup de travail
à faire pour faire passer les processus du tribunal d’un système
sur papier à un système qui utilise des transactions et des rapports
électroniques, lorsque cela est possible, et non pas des documents traditionnels.
Les discussions sur la production par voie électronique achoppent très
vite sur le débat connexe, mais pas indissociable, sur l’accès
électronique. En tant que société, nous réagissons
à l’accès accru à l’information, que la technologie
permet, par une série de lois conçues pour protéger la vie
privée. Si le fait de permettre la production par voie électronique
signifie, entre autres, l’accès électronique aux dossiers
du tribunal, il nous faut régler ces questions de protection de la vie
privée.
Nous avons toujours eu une tradition d’audiences et de dossiers publics.
Toutefois, du fait du manque de commodité, les dossiers judiciaires présentent
peu de menace pour la protection de la vie privée, si ce n’est dans
des affaires qui retiennent l’attention du public. L’accès
électronique aux documents judiciaires pourrait donner lieu à une
indexation au moyen d’engins de recherche et à l’accès
gratuit à tout document, quelle que soit sa provenance. Les tribunaux qui
ne souhaitent pas l’accès libre doivent adopter des politiques pour
restreindre l’accès. Cet accès devrait-il être limité
seulement aux plaideurs, à des abonnés sélectionnés
ou à la consultation du rôle seulement, ou faut-il trouver une solution
intermédiaire? Le travail technique devient plus complexe, et les questions
de sécurité plus difficiles, selon le choix qui est fait au plan
de la politique à établir.
Ce qui nous amène au point suivant dans le débat – Qui devrait
exploiter le portail de production par voie électronique? La production
par voie électronique offre un potentiel commercial très important.
Les frais à verser pour chaque transaction peuvent être peu élevés,
mais le potentiel de volume est élevé. Les grands éditeurs
électroniques sont impatients de se lancer dans le domaine. C’est
là un service de plus pour attirer les visiteurs sur leur site Web ou dans
leur base de données. Les entreprises qui fournissent des logiciels d’aide
aux litiges ou d’entreposage de documents pour les cabinets d’avocats
sont aussi des candidates. Cela fait naître d’autres débats
de principe – La production par voie électronique devrait-elle être
exploitée par un fournisseur unique de services aux tribunaux, ou chaque
entreprise devrait-elle être autorisée à agir comme « messager
électronique pour le tribunal »? S’il existe un élément
de monopole, quels frais devrait-on facturer pour l’accès à
l’ « autoroute à péage électronique »?
Une question plus terre-à-terre sur la production par voie électronique
est celle du format des fichiers. Les documents sur papier respectent les normes
de mise en page imposées par les règles de cour, et les photocopieurs
produisent des copies relativement uniformes. Les formats des fichiers électroniques
ne sont pas tout à fait compatibles entre eux, et différents formats
sont utilisés actuellement. Comment peut-on concevoir un système
de production par voie électronique qui permette à des documents
électroniques uniformes d’arriver au palais de justice, quand on
sait que les avocats et autres utilisateurs utilisent une grande variété
de logiciels, de versions et de types fichiers? Par le passé, la solution
a été de prendre le plus petit commun dénominateur, en utilisant
des langages comme « Plain Jane », « ASCII »
ou « .rtf (rich text format) » qui est légèrement
plus avancé. Toutefois, aucune de ces solutions n’est satisfaisante,
surtout à cause des différences de caractères entre le leader
du marché, Microsoft Word, et le logiciel favori des secrétaires
juridiques, WordPerfect.
Une solution plus récente a été de convertir le fichier qui
est utilisé chez l’utilisateur dans un format de fichier standard
qui aura le même aspect et qui s’imprimera de la même façon
sur tout ordinateur. Le format le plus populaire pour cela est Adobe Acrobat.
Pour un certain nombre de transmissions par voie électronique, il faut
envoyer le fichier par l’intermédiaire d’un fournisseur de
services, lequel, moyennant des frais de transaction, convertira le format de
fichier utilisé au point d’origine en Acrobat .pdf (portable document
format) pour l’envoyer au palais de justice. Ce système permet de
garder le même style, les mêmes caractères et la même
pagination que l’original. De ce fait, les utilisateurs individuels comme
des juges, et des tribunaux, peuvent n’imprimer que les pages dont ils ont
besoin, en conservant le reste dont ils n’ont pas besoin sur papier, sous
format électronique seulement.
La transmission ou la « production par voie électronique »
de documents ne consiste toutefois pas dans le simple fait d’envoyer une
copie électronique d’un document papier. Il y a deux aspects dans
tout document. Son contenu mais aussi sa description. La description de document
comprend sa source (le nom du cabinet d’avocats), son numéro d’action,
sa date, son intitulé de cause, entre autres. Dans le jargon des fichiers
électroniques, tout cela constitue des « métadonnées ».
Pour qu’un système de gestion des causes puisse accepter un document
produit par voie électronique, il faut qu’il y ait ces métadonnées.
C’est ce qui indique automatiquement au système où le document
doit être placé, ce qu’il doit en faire et les actes qui doivent
en découler.
Des systèmes de production par voie électronique sont actuellement
en cours d’élaboration avec la nouvelle technologie XML qui acceptera
un document électronique et l’« insérera »
dans une enveloppe de métadonnées. Essentiellement, à l’aide
de votre navigateur, vous remplissez une formule décrivant le document
(c’est-à-dire la saisie des métadonnées) et vous ajoutez
ensuite un fichier en annexe. Votre navigateur prend ces données et les
rassemble dans un seul fichier. Le fichier de transmission comprend les métadonnées
dans un format que la base de données du tribunal peut lire, et le fichier
joint peut faire l’objet d’un classement, peut-être après
une conversion automatique dans un format de fichier courant. Le document lui-même
est appelé « BLOb », abréviation peu flatteuse
en anglais pour « objet binaire de grande taille ». Un avantage
important de ce système est qu’il peut s’adapter à divers
types de fichiers ou de BLObs, notamment les fichiers sonores, vidéos et
autres. Cette capacité constituera un élément important au
fur et à mesure que le type d’articles en jeu dans la production
devant les tribunaux s’étendra à des éléments,
comme des documents scannés, des présentations, de la preuve par
vidéo, entre autres.
C’était là un bref exposé pour montrer certains des
défis que pose la production par voie électronique et expliquer
pourquoi il ne s’agit pas simplement d’envoyer des fichiers en annexe.
Toutefois, il ne faudrait pas décourager son développement. La technique
fonctionne bien dans bon nombre de ressorts où elle offre de la commodité
et permet une économie de coûts, tant pour les tribunaux que pour
les plaideurs. Pour avoir des exemples, consultez les liens à ces deux
sites Web www.ncsc.dni.us/NCSC/TIS/TIS99/ELECTR99/Efilinglinks.htm
et www.wendytech.com/efilingprojects.htm#selectedwebsites
Nous avons bien survécu à la disparition des rubans rouges sur les
mémoires des avocats, et nous survivrons et prospérerons dans la
nouvelle ère des procédures judiciaires sans papier. Faites votre
production par voie électronique et prospérez.
Andrew Sims est avocat en exercice à Edmonton et directeur du Sims
Group, un cabinet d’experts-conseils au service des tribunaux. Il sera le
chroniqueur d’une nouvelle rubrique consacrée à la technologie
et aux tribunaux.